SEGÚN LA NUEVA GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC-185 DEL ICONTEC, DE NOVIEMBRE DE 2009

Conozca los cambios que en materia de documentación comercial y electrónica ha adoptado y aprobado el Icontec en su última actualización en el manejo de las comunicaciones escritas de las empresas, según la Guía Técnica Colombiana 185 GTC-185, la cual se actualizo en noviembre de 2009. No se quede atrás, actualícese.

INTRODUCCION:
Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones.
La guía tiene como base las normas NTC 33 93, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 Y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.

OBJETIVO:
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos.

DIRIGIDO A:
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios, estudiantes  y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.

METODOLOGIA:
Es un ameno Seminario- Taller, en el cual se tomaran ejemplos de la documentación comercial de la empresa, tanto escrita como electrónica y se estudiaran paso a paso su estructura y cambios actualizados en la GTC-185.

TEMAS A DESARROLLAR:

TERMINOS Y DEFINICIONES EN LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL
-Abreviaturas, acrónimos, acta, asunto…

ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS.
-Zonas, márgenes.
-Estilos
-Bloque Extremo, Bloque, Semibloque.
- Fuente, tipo de papel, tamaños, código, datos del destinatario, lugar de origen, denominación o título académico, cargo, asunto, cuerpo o texto, datos del remitente, líneas especiales, anexos, copia, identificación de transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones, numero de copias, soportes, recomendaciones.

CARTAS
-Características de redacción y presentación
-Utilización de la carta
-Clases de cartas u oficios
-Partes de la carta
-Código, lugar de origen y fecha de elaboración, destinatario, denominación o titulo académico, nombre del destinatario, cargo, organización, dirección, nombre del lugar de origen, país, asunto, saludo, texto, despedida, remitente y firmas responsables, líneas especiales, anexos, copias, identificación del transcriptor, paginas subsiguientes.
-Ejemplos de carta estilo bloque extremo, bloque y semibloque.
-Preguntas y respuestas.

MEMORANDOS
- Características de redacción y presentación
- Utilización del memorando
- Partes
- Denominación del documento, código, fecha, encabezamiento, destinatario y remitente, Asunto, Texto, Despedida, Remitente y firmas responsables, Líneas especiales.
- Ejemplo de memorando estilo bloque extremo, bloque y semibloque.

CIRCULARES
-Características de redacción y presentación.
- Clases de circulares.
- Partes, encabezado, código, lugar de origen y fecha de elaboración, encabezamiento y destinatarios, asunto, saludo, texto, despedida,  remitente y firmas responsables, líneas especiales, identificación de páginas subsiguientes.
- Ejemplos de circulares estilo bloque extremo y estilo bloque.

ACTA
- Característica de redacción y presentación.
- Clases de actas.
- Partes, titulo, denominación del documento y numero, encabezamiento, lugar de origen y fecha de la reunión, hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, compromisos, convocatorias, firmas nombres y cargos, líneas especiales, páginas subsiguientes.
- Ejemplo de acta administrativa.

INFORMES
-Características de la redacción y la presentación.
- Utilización del informe.
- Clases de informes (Resumen ejecutivo, informe corto, informe extenso)
- Resumen ejecutivo.
- Encabezamiento, razón social, dependencia, código, titulo, lugar de origen y  fecha de elaboración, autoría del resumen ejecutivo, objetivo, temas o numerales, paginas subsiguientes, conclusiones, nombres, cargos y firmas, rubrica, líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional.
- Ejemplos de resumen ejecutivo.
- Informe corto
- Encabezamiento, razón social, dependencia, código, titulo, lugar de origen y fecha de elaboración, autoría del informe, objetivo, capitulo, paginas subsiguientes, conclusiones, firmas nombres  y cargos, rubrica, líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional.
- Ejemplo de informe corto.
- Informe extenso.
-Generalidades.
-Elementos finales del informe administrativo extenso.
- Firmas, nombres y cargos, rubrica, líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional.
- Ejemplo de portada, de libre distribución sin aglomerar.

-CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS.
-Certificados.
- cuando se emite un certificado.
- Constancias.
- cuando se emite una constancia.
- Características de redacción y presentación.
- Partes; código, lugar de origen y fecha de elaboración, cargo, identificación del documento, texto, remitente y firmas responsables.
- Ejemplos de certificados en estilo bloque extremo y estilo bloque.
- Ejemplos de constancias en estilo bloque extremo y estilo bloque.

HOJA DE VIDA CORPORATIVA.
-Características de redacción y presentación.
- Partes de la hoja de vida corporativa; identificación del documento, nombre, datos básicos, información laboral, información académica, experiencia laboral.

SOBRES COMERCIALES.
-Características de la presentación.
- Clases de sobres.
- Modelos; modelo 1, modelo 2.
- Zonas; zona 1, zona 2, zona 3.
- Ejemplos para la marcación de sobres Nacionales.
- Ejemplos para la marcación de sobres internacionales.

MENSAJES ELECTRONICOS Y DOCUMENTACION ELECTRONICA.
-Características de la redacción y la presentación.
-Partes; encabezamiento, cuerpo del texto.
- Recomendaciones.
-Ejemplo de correo electrónico.

TARJETAS PROTOCOLORIAS
-Características de la redacción y la presentación.
- Tarjetas de presentación.
- Tarjetas de invitación.
- Tarjetas  de agradecimiento  y felicitación.
- Ejemplo de tarjeta de invitación.
- Ejemplo de tarjeta de felicitación.

INVERSION DEL SEMINARIO:                 $220.000=
IVA 16%:                                              $  35.200=
TOTAL DE LA INVERSION:                     $255.200=

AGENDA DE TRABAJO:
 8:00 A.M. –   8:20 A.M. Acreditación.
 8:20 A.M. – 10:00 A.M. Desarrollo del tema.
10:00 A.M. – 10:30 A.M. Refrigerio.
10:30 A.M. – 12:30 P.M. Desarrollo del tema.
12:30 P.M. –   1:40 P.M. Almuerzo (incluido en la inversión).
  1:40 P.M. –   3:30 P.M. Desarrollo del tema.
  3:30 P.M. –   3:50 P.M. Refrigerio.
  3:50 P.M. –   5:10 P.M. Desarrollo del tema.
  5:10 P.M. –   5:20 P.M. Preguntas finales.
  5:20 P.M. –   5:40 P.M. Entrega de diplomas.

INCLUYE:

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